Дизайн и проектирование офиса, составление ТЗ — инструкция для заказчика
Наше архитектурное бюро предоставляет широкий спектр услуг по проектированию и дизайну интерьеров. Более 11 лет мы успешно занимаемся проектированием промышленных, офисных и жилых зданий, дизайном офисов, магазинов и ресторанов; проектированием коттеджей и ландшафтной архитектурой.
Архитектурное проектирование. Скачать презентацию!
Дизайн офисов. Скачать презентацию!
Получить консультацию архитектора.
Проектирование офиса. Основные шаги перед началом работ.
В этой статье генеральный директор компании MS Architects Михаил Хорошавцев даст Вам практические советы и полезные рекомендации, которые желательно учесть до начала работ по разработке проекта будущего или ремонта нынешнего офиса. Приняв во внимание нижеперечисленные пункты, можно будет оптимизировать расходы, сократить время проектирования и даже повысить эффективность работы компании, для которой планируется новый офис.
Посмотреть примеры наших работ можно здесь.
Шаг 1 – Найти «попечителя».
Найти ответственного сотрудника, которому небезразлично будущее компании и который готов взять на себя ответственность по принятию 90% решений.
Первое, с чего надо начать вам, как архитектору, дизайнеру или проджект-менеджеру, ведущему проект, это найти в структуре заказчика (или внутри своей компании, если Вы лицо, назначенное руководством ответственным за ремонт и перестройку офиса) – то есть человека прямо заинтересованного и мотивированного на результат, того, кому действительно интересен этот проект, того, кто «болеет» за его реализацию. В небольших компаниях это, как правило, руководитель/собственник бизнеса, в больших структурах – лицо, отвечающее за эффективность. Это может быть глава департамента или структурного подразделения (для крупных компаний, как правило, офис делается под подразделение), – назовем его условно «попечитель» проекта. Соответственно, найдя общий язык с «попечителем», все согласования дальнейших шагов пойдут намного быстрее и эффективнее. По сути, у Вас будет задача «продать» все Ваши идеи ему, а он, в свою очередь, как заинтересованный и мотивированный человек, сможет отфильтровывать лишние желания и требования других структурных единиц, которые часто взаимоисключают, а то и противоречат друг другу. Это поможет быстро снять возникающие коллизии и пересечения интересов различных отделов и людей. Также, согласовав решения с ним, если они его полностью удовлетворяют, Вы снизите риски полной переделки проекта, после того как его посмотрит высшее руководство (актуально для больших компаний).
К сожалению, обычно картина выглядит следующим образом: сверху приходит задача: мы переезжаем или ремонтируем офис. У всех сотрудников и руководителей отделов в голове: прекрасно, мы сейчас решим все свои проблемы! Нам нужны столы в два раза больше и места у окна, а не на проходе, и т. д. У канцелярии: нам необходимо еще десять шкафов и, наконец-то, я принесу из дома свою любимую бегонию и кактус, а еще календарик с котиками. Да, и мы должны сидеть непременно в середине между всех отделов! IT-менеджер скажет: у нас маленькая серверная, мы не хотим нагромождать соединения, пусть все сидят в одну линию, отдел за отделом. И так далее. После чего, выслушав всех, Вы разрабатываете проект и двадцать раз его переделываете, выслушивая пожелания всех подряд. Наконец, по прошествии времени, вы утверждаете его, и проект несут на согласование руководству. И тут оно говорит, что все надо переделать! Им не нужно пять кофепоинтов, столовой на этаже и бегонии в коридоре. Да и без двухметровых столов все обойдутся.
Шаг 2 – Создать карту офиса
Первая встреча и получение вводных данных.
А) Начинать дизайн лучше с продуманного планировочного решения офиса, а для этого необходимо изучить или хотя бы кратко ознакомиться с картой компании, логикой ее бизнес-процессов, связи отделов между собой. Все это делается на встрече, куда необходимо позвать всех заинтересованных (ответственных) лиц, тех, кто будет работать в новом офисе и поддерживать его работоспособность. По меньшей мере, это: руководство, руководители отделов, IT и маркетинг.
Далее, после того, как Вы выслушаете пожелания представителей всех отделов, составите функциональный план и определите зоны размещения отделов и их границы, исходя из логики работы компании, будет значительно проще заниматься разработкой планировочного решения.
Б) Определитесь с заказчиком (или, если вы сотрудник компании, заказчик для вас тот, кто поставил задачу по ремонту/переделке офиса), со списком и составом мебели: что остается из старого, какую мебель и в каком количестве, исходя из штата сотрудников, нужно будет докупить. Определитесь с производителем и поставщиком. Данная информация избавит от переделки планировок, когда выяснится, что при одних размерах мебели все отлично встало, но потом столы, заказанные у другой фирмы, могут оказаться, буквально, на 5 см больше и вся расстановка нарушится, что приведет за собой переделку, а, главное, пересогласование планировок и рассадки сотрудников. Узнайте логику использования переговорных, конференц-зон, для каких целей и кем они используется (это могут быть внутренние сотрудники или, наоборот, посетители), — все это позволит грамотно их разместить. Вопрос кухни также очень важен. В большинстве случаев, хватает несколько кофе-поинтов с парой столов. На практике, этого достаточно, и дает возможность сэкономить драгоценные метры для фикуса и кактуса.
Шаг 3 – Инженерная концепция.
Попросите заказчика описать набор и требования к инженерным системам, особенно, СКУД, так как логика доступа влияет на расположение и пути движения персонала. Оцените существующее положение, возможно что-то можно оставить, и тем самым сэкономить часть средств, затрачиваемых на ремонт. После разработки планировочных решений лучше всего разработать инженерную концепцию, содержащую анализ исходной и исполнительной документации, оборудования общедомовых систем, а также указание различных вариантов возможных проектных решений, описание их особенностей, сравнение преимуществ и недостатков, особенностей монтажа, сложностей поставки оборудования и последующих эксплуатационных затрат, долговечности проектных решений, на основе выполненных Исполнителем инженерно-технических расчетов, с учетом финансовых ожиданий Клиента. Эта концепция будет прекрасным техническим заданием на проектирование инженерных систем.
Шаг 4 – Определиться со стилем
У всех в компании разные вкусы: кому-то нравится лофт, кому-то модерн, кому-то классика. При этом название стилей в визуальных образов конкретного человека могут сильно расходиться с этими же понятиями у архитектора или дизайнера. Поэтому перед началом работы по созданию стилистической, визуальной части, подготовьте (или запросите у заинтересованных лиц или исполнителей) референц-листы. Референц-лист – это своего рода визуальный опросник, на котором нужно выбрать то, что нравится и то, что не нравится, желательно по параметру абсолютных величин: да/нет. Отдайте его «попечителю», чтобы он с ним обошел всех жаждущих и влияющих на согласование стилистического образа. Только после получения результата по опросу референц-листов можно смело приступать к разработке визуальной части. Это сэкономит время при создании визуализаций – одного из самых длительных процессов в разработке дизайна офиса. А время ремонта офиса компании – это прямые затраты.
Шаг 5 – Периодичность встреч
Заранее договоритесь о периодичности встреч и вопросах, обсуждаемых на них, дабы они были по делу, и на них обсуждались темы, касающиеся текущего этапа проектирования. Рекомендуется проводить одну встречу в неделю. После каждой встречи составляйте протокол или заметку о принятых на ней решениях — это убережет от лишних переделок, поскольку все люди забывчивые, а вместо забытого может прийти в голову новое решение, противоречащее или сильно меняющее всю проведенную до этого работу.
Шаг 6 – Состав необходимых работ.
Цель любого ремонта — сделать его как можно быстрее, поэтому определите необходимый объем информации (если вы ответственное лицо за выполнение ремонта), состав проектных работ. Исходя из практики, чем более исчерпывающая информация в проекте, тем точнее рассчитываются и оптимизируются затраты. Название «Дизайн-проект» — не имеет четкого регламентирования по составу, все бюро наполняет его разным смыслом и в своих интересах. На один и тот же офис дизайн-проект может состоять из нескольких листов: несколько визуализаций, пара планов и референц-лист по материалам, что, по факту, является лишь этапом разработки (Дизайн-концепцией). То же и с полноценным альбомом, содержащем исчерпывающую информацию со спецификациями отделки, расстановками всех блоков розеток и освещения, полной спецификацией мебели и прочего оборудования, их наименованием, количеством и артикулами. В меньшей степени это относится к рабочей документации, особенно инженерным системам. Требования к этим проектам чаще всего выдвигает эксплуатирующая организация.
Как правило, стоимость проектных работ не превышает 10% от сметной стоимости ремонта, но позволяет оптимизировать и снизить издержки на большую сумму.
Резюмируя, повторю, что необходимо заранее обсудить конкретный состав проекта: что требуется вам, или что просят от вас. Ведь всегда найдутся строители, готовые сделать ремонт по картинке, решая вопросы на месте. А когда что-нибудь пойдет не по плану, обязательно вылезут «доп. работы», о которых не договаривались и прочие проблемы. Напротив, по хорошему, насыщенному, проработанному дизайн-проекту можно легко и без нервов сделать ремонт.
И последнее: авторский надзор действительно необходим. Он позволит быстро решать возникающие по ходу работы вопросы, оперативно вносить корректировки, для достижения требуемого результата, а главное, позволит уложиться в расчётные сроки. А, как уже было сказано выше, время на ремонт офиса — это лишние издержки для компании.
Ниже приведен порядок и этапы разработки проекта офиса, такие, какие должны быть для достижения наилучшего результата:
Этапы проведения работ:
I. Сбор и анализ исходной информации по зданию:
1. Формирование перечня необходимых исходных данных: формирование запроса на исполнительную документацию на здание, передача запроса заказчику.
2.Анализ исходных данных:Предоставлениекомментариев по комплектности переданной исполнительной документации.
3. Проведение обмеров помещений, фото фиксация:
· Составление обмерных планов помещений, исполнительных планов полов и потолков с высотными привязками.
· Визуальный осмотр помещений с фото фиксацией. Проверка наличия деформаций, повреждений, дефектов и предоставление их описания. Предоставление рекомендаций по выявленным дефектам.
4.Проверка работоспособности инженерных систем:находящихся на территории оцениваемого объекта и точек подключения инженерных коммуникаций для данных помещений, находящихся за его пределами. Проведение натурных замеров технических характеристик инженерных систем (расход, давление, температура, влажность) и проверка их соответствия данным, указанным в техническом регламенте выданном эксплуатирующей компании. Проверка правильности составления Исполнительной документации и ее соответствия натурным данным. Предоставление отчета о проведенной проверке (посистемно) с выводами и рекомендациями.
5. Формирование отчета с выводами и рекомендациями по дальнейшим действиям на основе Оценки текущего состояния помещений и его инженерных систем на соответствие требованиям и спецификациям заказчика на основании пунктов 3 и 4.
II. Разработка дизайн-концепции:
1. Подготовка задания на проектирование по разработке дизайн-концепции.
a) Сбор и анализ исходной информации об объекте проектирования, определение функциональных и эстетических аспектов проекта, изучение пожеланий Клиента, его корпоративных стандартов, проверка обеспеченности проектируемых помещений инженерными системами, изучение требований эксплуатирующей компании и Собственника здания.
b) Опрос Клиента и определение особенностей работы подразделений, запрос численности персонала и посетителей, определение потребности в помещениях и их пропускной способности, анализ функциональных и технологических связей между подразделениями, требуемого количества рабочих мест, потребностей в инженерно-технических и вспомогательных помещениях, функционального зонирования и технологических потоков, составление Задания на планирование
c) Составление референц-листа наиболее подходящих по стилистическим решениям изображений.
d) Опрос Клиента по требованиям к инженерно-техническому обеспечению(механические, электрические и слаботочные системы, системы безопасности и пожарной защиты, информационные и мультимедийные системы), размещению оборудования, источников поставки (сам клиент или в рамках проекта).
e) Сбор исходных данных и утверждение их у заказчика(полные и исчерпывающие данные)
2. Разработка дизайн-концепции:
a) Разработка планировочного решения вариантный поиск, до 3-х вариантов:(план помещений с внутренними перегородками и расстановкой оборудования, экспликацией помещений с указанием их площади, таблиц с технико-экономическими показателями с указанием функционального назначения помещений, их площадей, количеством рабочих мест по техническому заданию и фактическим количеством рабочих мест.
b) Корректировка выбранного планировочного решения и утверждение у заказчика:(при необходимости – корректировка одного варианта, одна итерация). Проверка соответствия, утвержденного Клиентом планировочного решения требованиям технического регламента и специальных технических условий по пожарной безопасности, требованиям санитарно-эпидемиологических норм. Выдача заключения от пожарного консультанта касательно соответствия концепций действующим пожарным нормам и правилам.
c) Разработка визуальной части:эскизные 3Dвизуализации по 2м ключевым помещениям для определения общей стилистической концепции, согласно заданию на проектирование.
d) Корректировка эскизной 3D визуализаций: по 2м ключевым помещениям согласно пожеланиям и корректировкам заказчика
e) Разработка 3 вариантов решений по отделочным материалам(под разный бюджет). Презентация концепций заказчику. Каждый вариант состоит из:
a. Планировочное решение
i. План с расстановкой мебели
ii. План функциональных зон
b. Визуализация помещений основных функциональных зон
c. Сводная спецификация с ориентировочной стоимостью
iv. Элементы декора
f) Корректировка выбранной концепции по замечаниям заказчика (две итерации). Утверждение финального результата у заказчика.
3. Разработка Инженерной концепции:
a) Разработка Инженерной концепции:(единый текстово/графический документ, по всем необходимым системам, как минимум: ОВиК, ВК, ЭОМ, АПТ, АУГПТ, АПС, СОУЭ, СКС, СВН, СКУД, ОС, АВ), содержащей анализ исходной и исполнительной документации, оборудования общедомовых систем, а также указание различных вариантов возможных проектных решений, описание их особенностей, сравнение преимуществ и недостатков, особенностей монтажа, сложностей поставки оборудования и последующих эксплуатационных затрат, долговечности проектных решений, на основе выполненных Исполнителем инженерно-технических расчетов, с учетом финансовых ожиданий Клиента. Получение комментариев на разработанную концепцию.
b) Корректировка(три итерации) и Утверждение финальной Инженерной концепции Клиентом.
4. Разработка Дизайн-проекта
a) Разработка всех необходимых чертежей согласно разделу ДП (Приложение 1),
b) Ведомость потребности в работах и материалах -сводная спецификация отделочных материалов и оборудования. Утверждение ведомости у заказчика.
IV. Разработка проектной документации на офисную часть: Архитектурно-строительная часть и инженерные сети.
Источник
